Op deze manier zet je het Help Center in voor klanten en collega’s

Op deze manier zet je het Help Center in voor klanten en collega’s

Zelfstandig zijn is een groot goed binnen de huidige maatschappij. Klanten willen tegenwoordig sneller antwoord op vragen, waarbij een Help Center actief aan kan bijdragen, ook buiten openingstijden. Een helder en informatief Help Center zorgt ervoor dat klanten alsnog eenvoudig de juiste informatie kunnen verkrijgen, en zich zo dus ook geholpen voelen.

Daarnaast kan een praktisch, gestructureerd Help Center ook de medewerkers binnen de organisatie makkelijk op weg helpen. Door zich in te lezen, leren ze snel de organisatie kennen en kunnen ze bovendien de klant razendsnel voorzien van de juiste informatie. Onderstaande tips helpen om een Help Center te creëren waar zowel de klant als de collega gelukkig van wordt.

Bepaal wat je wel en wat niet documenteert

Het lijkt misschien wel een goed idee om alle mogelijke informatie maar te documenteren in het Help Center. Op deze manier hoeft een klant in de ogen van het bedrijf misschien wel nooit meer een vraag te stellen, maar wat als de klant hierdoor door de bomen het bos niet meer ziet?

Bepaal dus vooraf waarvoor het Help Center wordt ingezet en dus ook welke informatie er wel en welke informatie er niet in wordt vermeld. Tip is om vooral de zorgen voor algemene informatie en veel gestelde vragen te documenteren, maar om het beantwoorden van specifieke vragen over te laten aan de medewerkers.

Laat collega’s meedenken over de inhoud

Om te bepalen wat er wel en niet gedocumenteerd gaat worden, is het handig om te sparren met de collega’s op de werkvloer die daadwerkelijk de vragen van klanten beantwoorden. Zij weten vaak het beste waar voor veel klanten de informatie ontbreekt, of waar ze mogelijk zelf nog vragen over hebben.

Maar ook de productontwikkelaars, collega’s van de afdeling financiën en alle andere afdelingen kunnen nuttige informatie hebben voor klanten. Zij weten bijvoorbeeld het best hoe een product kan worden ingesteld, of hoe een klant een factuur kan betalen. Laat het Help Center dus regelmatig controleren door de medewerkers op de verschillende afdelingen. Op deze wijze maak je het Help Center niet alleen compleet, maar zorg je ook dat de informatie die erin staat 100% correct is.

Gebruik categorieën en secties voor een heldere structuur

Een andere manier om er voor te zorgen dat de bomen door het bos worden gezien, is door de bomen netjes te structureren en te categoriseren. Daarom is het met een Trengo Help Center mogelijk artikelen in categorieën en zelfs daaronder weer in secties te plaatsen.

Dit maakt dat informatie eenvoudig is in te delen en te groeperen, waardoor het makkelijk zoeken wordt in het Help Center. Zo wordt de juiste informatie snel gevonden.

Hou het kort

Klanten die op zoek zijn naar een antwoord willen graag snel geholpen zijn. Zorg dus dat de artikelen in het Help Center snel tot de kern komen. Geen eindeloze verhalen, maar kort en krachtig wat de mogelijkheden zijn of hoe iets kan worden ingesteld.

Natuurlijk kan het Help Center als handige online marketing en content-tool worden ingezet, maar ga bij het vullen van het Center uit van de optiek van de klant, die graag snel het antwoord op zijn vraag wil hebben. 

Maak het beeldend

Plaatjes zeggen vaak meer dan duizend woorden. Je kunt nog zo goed stappen uitschrijven en gebruik maken van heldere zinnen, maar het is des te beter als een klant kan zien hoe iets werkt of waar informatie staat. Maak dus gebruik van afbeeldingen, GIFjes of zelfs video’s die een klant stap voor stap laten zien hoe iets werkt.

Laat het Help Center aansluiten binnen de bedrijfscultuur

Is de organisatie een jonge en vlotte start-up en communiceren jullie op de website veel met spreektaal? Gebruik dit dan ook in het Help Center. Zo past het Help Center precies in het beeld dat de klant heeft van de organisatie. Maak gebruik van grappige GIFjes en emojis om het artikel te versterken. Hetzelfde geldt natuurlijk andersom: kies je voor een zakelijke uitstraling, zal het Help Center zakelijk moeten worden ingestoken, met professioneel taalgebruik.

Al met al is het Help Center een krachtige tool die zowel de klant als menig collega snel kan voorzien van het juiste antwoord. Nog geen Help Center? Maak er dan snel een aan, of vraag ons naar de mogelijkheden om te kunnen testen.