Work by Rules: een mooie nieuwe functie in Trengo!

Work by Rules: een mooie nieuwe functie in Trengo!

Automatiseer het werkproces en maak het leven weer een stukje makkelijker

Er is onlangs een nieuwe update gelanceerd binnen Trengo, waarmee we het leven van Trengo-gebruikers weer een stukje makkelijker hebben gemaakt. Een van de belangrijkste toevoegingen is de functie “Rules”.

Als …, doe dit …

Een Rule checkt of die toepasbaar is op een nieuw ontvangen gesprek aan de hand van bepaalde voorwaarden, ook wel “Conditions”. Mocht dit het geval zijn, dan wordt de aan de Rule gekoppelde (geautomatiseerde) actie uitgevoerd. Ontvang je veel spam van hetzelfde adres? Met een Rule plaats je spam onder bepaalde trefwoorden of afzenders automatisch in de spam box.

Rules binnen Trengo werken met zogeheten Conditions en Actions. Als een ticket aan een bepaalde Condition voldoet, dan vindt er een actie plaats, zonder dat hier een gebruiker hier iets voor hoeft te doen.

Conditions

Conditions kunnen worden gesteld aan specifieke gegevens van bepaalde contact, namelijk: contactnaam, het profiel waaronder een contact valt, het emailadres of het telefoonnummer van een contact. Daarnaast kunnen er ook Conditions worden ingesteld op de status van een ticket, het onderwerp, de bijlage of de inhoud van een (mail)bericht.

Voor de inhoud van deze Conditions bestaan vervolgens de volgende opties:

Equals: Oftewel gelijk aan. Middels deze optie kun je een Condition invoeren waaraan het geselecteerde veld volledig moet voldoen. Voorbeeld: Kies voor de voorwaarde Contact name Equals “Marcel”, als je wilt dat er acties worden verbonden aan berichten die Marcel naar het bedrijf heeft verstuurd.

Deze functie luistert behoorlijk nauw. In het bovengenoemde voorbeeld zullen berichten van Marcel worden bewerkt, maar de berichten die binnenkomen van Marcel [Achternaam] niet.

Contains: Kies voor deze functie als er een ruimere filter moet worden ingesteld. Bij deze voorwaarde is een Rule al van toepassing om het moment dat een bepaald veld het ingevoerde woord bevat. Voorbeeld: op het moment dat je mail subject Contains “Aanbieding” instelt, zullen alle mails die ergens in hun onderwerp het woord “Aanbieding” hebben staan voldoen aan de voorwaarde voor deze Rule. De overige inhoud van het onderwerp heeft hier geen invloed op.

Ends with: Iemand binnen het bedrijf die verantwoordelijk is voor alle communicatie met een bepaald bedrijf. Mailt dit bedrijf met verschillende mailadressen? Via “Ends with” is het mogelijk om al deze mails aan de Rule te koppelen. Vaak behoren deze mailadressen namelijk tot hetzelfde domein. Door bijvoorbeeld Contact e-mail Ends with “@trengo.com” te kiezen worden alle mails die vanuit Trengo worden verstuurd door deze Rule herkend en als relevant gemarkeerd.

Starts with: Precies het tegenovergestelde van de functie Ends with is de optie Starts with. Mailt een en dezelfde persoon uit zijn of haar naam met verschillende mailadressen, dan zou een Rule met Starts with al deze berichten herkennen.

Wil je dat een actie wordt uitgevoerd op verschillende Conditions? Je kunt verschillende Conditions aan één en dezelfde Rule toewijzen. Deze worden dan als “Of” Conditions herkend. Dus een bericht hoeft niet per sé aan alle voorwaarden te voldoen om van toepassing te zijn, slechts een uit het rijtje is voldoende.

Actions

Een Rule instellen heeft natuurlijk pas waarde op het moment dat er aan de gestelde Conditions ook consequenties zijn verbonden. Onder Actions kunnen er verschillende gevolgen aan een Rule worden gekoppeld.

Zo kun je bijvoorbeeld Auto Replies direct laten sluiten, mails van een bepaalde afzender markeren als “Spam”en mails van een bepaalde afzender of met een bepaald onderwerp direct toewijzen aan een specifieke gebruiker. Door middel van Rules is het inmiddels ook mogelijk om automatisch labels toe te voegen aan een bericht en eventueel kun je een mail zelfs automatisch laten doorsturen.

Handig: je kunt meerdere acties tegelijkertijd koppelen aan een Rule. Zo kun je facturen bijvoorbeeld koppelen aan het label “Factuur” en tegelijkertijd ervoor zorgen dat ze automatisch worden toegewezen aan het financiële team van het bedrijf.

Aan de slag met Rules

Met het aanmaken van Rules kan het werkproces verder geautomatiseerd worden en kan er dus nog efficiënter gewerkt worden. Ontdek zelf hoe eenvoudig het gaat. Maak je nog geen gebruik van Trengo? Maak dan nu vrijblijvend een proefaccount aan!